08 Nisan 2022 Cuma

ERP PROJELERİ NEDEN YARIM KALIYOR?

Dokuz Eylül Üniversitesi Teknoloji Geliştirme Bölgesi’nde (DEPARK) yerli ERP ve Yazılım Çözümleri geliştiren Enfotek A.Ş.’nin Genel Müdürü Tuğrul Tamtürk, ‘Yarım Kalan ERP Projeleri ve İşletmelere Maliyetleri’ konusunu anlattı. Özellikle işletmeler için doğru ERP seçiminin hayati olduğu vurgusunu yapan Tamtürk, “Bilişim firmaları, satılan yazılımın şirketin performansına, insan kaynakları yönetimine, mali kontrolüne kalitesine nasıl etki ettiğini kontrol etmiyor ve sorumluluk almıyorlar. Hal böyle olunca da ERP satın alan firmalar bütün sorumluluğu üzerlerinde hissettikleri için ‘O halde kendi yazılımımı kendim yazabilirim’ düşüncesine giriyor” dedi.

KENDİ KENDİNİN YAZILIMCISI OLMAK
“Günümüzde birçok firma ERP konusunda içeriği dolmamış, uzmanlaşmamış yazılım platformları üzerine yazılımcılar ile sıfırdan bir ERP sistemi oluşturmaya giriştiler. Özellikle 10 yıldır bu çok güncel bir konu” diyen Tuğrul Tamtürk konuyu şöyle açıkladı: “Bunun temel sebebi; Türkiye’de bilişim sektörünün multidisipliner olamaması. ERP’yi sadece yazılım kanadıyla değerlendirilerek firmalara yazılım satışı eğilimi var. Konu ticari değerlendiriliyor ve yazılım satışı olarak görülüyor. Sadece yazılım olarak baktığınızda bilişim firmaları, satılan yazılımın şirketin performansına, insan kaynakları yönetimine, mali kontrolüne kalitesine nasıl etki ettiğini kontrol etmiyor ve sorumluluk almıyor bu konuda. Bu sorumluluk ERP kurulan firmanın sırtına yükleniyor. Tabi firmalar da şöyle diyor; “Bütün sorumluluğu ben üstleniyorsam, ne olması gerektiğini ben anlatıyorsam, neden kucak dolusu para ödeyeyim? Oturup yazılımı bedavaya kendim yazayım.”


UZMAN YAZILIMIN OLMADIĞINI DÜŞÜNÜYORLAR
Firmaların burada bir noktayı gözden kaçırdıklarını belirten ve Tamtürk, “Bugüne kadar Türkiye bilişim sektöründe ERP kurumsal yazılım işi doğru perspektif ile ele alınmadığı için bu konuda aslında ürün oluşmuş değil” dedi. Tamtürk, “ERP firmaları bu kolaylığı yaşatamamışlar müşterilerine. Az bir gayret ile, firmanın iş kurallarını belirleyip, oradaki dinamiklere uyumlu yazılım altyapısı ile girişseydiler, birçok projede 1 yılda (40-50 kullanıcı firmada) sonuç alınırdı. Firmaların 3-5 yılı gözden çıkartıp, sıfırdan yazılım yazma maliyetine katlanmalarının temel sebebi uzman yazılımın olmadığını düşünmeleri. Yerli veya yabancı firma olsun, firmaya özel ürün özelleştirme konusundaki yetersizlikleri nedeniyle bu ürünü sunamıyorlar. Müşteri bazında özelleştirme istekleri olduğunda yazılımcı firma, müşterilerinden yazılımcı istihdamı istiyor” diye belirtti.


ERP İŞİ YENİDEN MÜHENDİSLİKTİR (RE- ENGINEERING)
Tamtürk şöyle devam etti: “Bilişim firması muhasebeyi ve personeli oturtmuş olabilir. Stok, satın alma modülleri de oturmuş olabilir. Ama bundan sonra entegrasyon ve üretim yönetimi, planlama, maliyet yönetimi, bazı özel bölümlerin ihtiyaçlarına göre tasarımlar, numune, tasarım bölümleri, üretimin özel ihtiyaçları olsun, gerekli otomasyon yazılımlarının olmaması nedeniyle firma tek  başına bırakılıyor. Firma bu refleksle de biz kendi yazılımcımızı alırız ve devam ederiz rolünü üstleniyor. Burada gözden kaçırılan önemli bir husus ise ERP işinin yeniden mühendislik işi olduğudur. Firma ERP’yi sadece yazılım yazmak olarak görürse işin çoğunu ıskalamış olur. Yine firmaların ‘Gerçekte ihtiyacım olan süreçler nelerdir, katma değer katan süreçlerim nelerdir, elimine edebileceğim süreçler var mıdır, maliyeti yüksek olan bölümler var mıdır?’ gibi soruları kendilerine sormaları gerekir.”  Yeniden mühendisliğin firma dışından konunun uzmanlarınca yapılması daha hızlı ve kaliteli sonuç alınmasını sağlar.”


PRESTİJ KAYIPLARI DAHİ OLABİLİR
Firmaların bütün bu süreçleri saflaştırıp, yalınlaştırıp ondan sonra dijital süreçlere dönüştürmesi gerekliliği gerçeğini bildiklerini söyleyen Tamtürk, “25 yıllık tecrübeme dayanarak küçük ölçekli yahut milyon dolarlık projelerine tanık olmuş, firma yöneticileri ile görüşerek, başlangıçtan sonuna bu projelere dahil olmuş bir mühendisim. Bu süreçlerle ilgili dönüşleri alıyorum, yöneticiler ile konuşuyorum. Ayrıca süre uzadıkça, proje maliyetlerinin astronomik noktaya gelmesiyle, gelişmelerin durduğu, kullanıcıların da sürekli yeni geliştirilen prototiplerde gerçek hayat uygulamasında (tüm verileri takip etmesi) yaşadıkları hatalar, kullanıcıyı da sistemden kopartan sorunlar oluyor. Sistem kurulumu sırasında yöneticisi daha sonuca odaklı bir firmada 4 ayda gelinen noktaya, yöneticisi ilgisiz olan, her şeyi hazırdan bekleyen firmada ise uzman ERP dahi zorlanır. Süre 8-12 aya kadar uzayabilir. 3-4 yıl geçmiş ve hala tartışmaların olduğu, firmanın içinde yalın süreç çalışması bitirilememiş, uyumluluk sağlanamamış firma çalışanları kaosun içinde kalır, demoralize olur, işini düzgün yapamaz. İşini yapamamasının nedeni oturmayan sistem olan bu koşullarda firmalar ucuz diye girdikleri bu işte çok büyük fatura öderler. Hatta prestijlerini kaybetme riski vardır.” diye konuştu.

ÇALIŞANA EKSTRA BİR YÜK OLUYOR
Firmaların yatırım yapılan ERP programlarından neden vazgeçtiği hakkında da bilgi veren Enfotek A.Ş. Genel Müdürü Tuğrul Tamtürk, firmalardaki sirkülasyona, yönetimlerin sorumluluk alma potansiyeline dikkat çekti.

Tamtürk sözlerini şöyle noktaladı: “Firmalarda sürekli bir personel sirkülasyon var. Diyelim ki makine sektöründe bir firmaya giren çalışanın iş tanımındaki beklentisi, o pozisyonda deneyiminin olması, diplomasının olması ve kendisinden beklenen görevleri yapması olacaktır. Çalışanı bunun çok üzerinde bir iş yükü beklemez. Doğal olarak o firma makine parçası üreten bir firma ise, oradaki çalışanların işi de makine parçası üretim sistemine destek olan hizmetlerdir. Yönetimdir, satın almadır, planlamadır, üretimdir. Ama yönetim sıfırdan bir yazılım üretim kararı aldığı taktirde tüm çalışanların omzuna altından kalkamayacakları kadar büyük iş yükü yüklenir. Her gün mesailerinin çoğunluğunu vererek ERP sistemine dahil olmaları beklenir. Halbuki bu çalışanın problemi değildir. Yeni sistem kurma yükümlülüğü firma yönetiminin problemidir. Firma yönetimi sorumluluğu alacak uzmanlar ile çalışarak, personelin işine odaklanması sağlayacak.


Çalışan sistem yazılım tasarım toplantılarına mı girecek, yoksa işini mi yapacak? Buna bir de personel sirkülasyonu eklenirse, yeni gelenler bilgiye sahip olmadığı için, ERP üzerine deneyimi bulunmadığı için, iş süreçleri aksıyor. Yönetim ne kadar çalışanlardan ERP konusunda beklentili olsa da, çalışanlardan olumsuz geri bildirim, performans alamadığı zaman, ERP gelişimi durduğu zaman fiilen o sistem durmuştur, diğer deyişle ölmüştür. Bunun kabul süreci var. Bazen yönetimler hata yapmalarına rağmen hatalarından dönmemekte ısrar ederler, kabul etmezler. Sistem gelişmiyor, hemen değiştirelim diyemiyorlar. Bu da ekstradan 6-12 aya mal oluyor. Bazen de yönetimin çalışamadığı kanısına varılarak yönetim değiştirilebilir. Yönetim değişikliklerine kadar varan büyük çaplı personel değişimleri, şirketi büyük sıkıntıya sokar ve şirketi verimliliğini kalitesini düşürebilir. Başlangıçta “basit ve ucuz bir yazılım sistemine sahip olma düşüncesi” şirketin hesaplanması çok güç mali sorunlara sokar. Bu sebeple bu konu ciddi bir yatırım kalemi olarak görülüp, yerli ve milli uzman yazılımların geliştirilmesi desteklenmelidir.”