Bir ERP sistemi satın alma sürecinde, birden fazla karar noktası ve sayısız faktör vardır. “Nereden başlamalı?” ya da “Hangi kriterler daha önemli?” gibi sorular bütün sistem seçme ve uygulama sürecini sekteye uğratabilir.
Bu göreve başladığınızda, işletmeniz için en iyi ERP çözümünü belirlemeye çalışırken size rehberlik edecek konuları, altı başlıkta toplayabiliriz.
1. Şirketin hedefleri ve amaçları
Yeni bir ERP sistemine geçmenin birincil nedeni şirketinizin hedeflerini desteklemektir. Her şirketin farklı hedefleri var. Hedefiniz büyümek mi? Üretimde verimlilik arttırmak mı? Daha etkili pazarlama ve satış süreçleri mi? Sizin hedefleriniz, ERP sağlayıcısına soracağınız, “bu sistem bana ne katar?” sorusuna yol gösterir.
2. İşlevsel yazılım gereksinimleri
Tüm şirketler genel operasyonları paylaşır: örneğin muhasebe ve pazarlama. Ancak, endüstriniz, işlevsel ayrıntıları belirleyecektir. Şirketinizin ihtiyaçları, sizin için en önemli olan özellikleri tanımlayacaktır. Ortalama bir iş gününde gerçekleşen tüm işlevlere dikkat edin ve bu noktada ERP sağlayıcısının sistem analizi yetkinliklerinde faydalanın. Mevcut işlemleriniz şu anda e-tablolarda veya beyaz tahtalarda, yani sistemin dışında “halledilen” bütün süreçleri göz önünde bulundurun. Bu noktada özen gösterdiğiniz küçük şeyler, ilerde önünüze çıkacak teknik engelleri büyük ölçüde azaltacaktır..
3. Temel teknoloji ve gelecekteki ölçeklenebilirlik
Eskiden, bir ERP sistemi işlevsel ise, teknolojik alt yapısı önemsiz görülürdü. Ancak teknoloji çok hızlı değişiyor. Bir ERP sistemini değiştirmenin maliyeti sadece yeni sistemin fiyatı değildir; keşif, kurulum, eğitim gibi zamansal ve çalışma modeli gibi şirket kültürünü etkileyen pek çok kalemi içerir. Bu sebepten, ERP’lerin teknolojik yeterliliği, size özel isteklere ve sizin değişiminize nasıl tepki verebileceklerini belirler.
4. Bütçe, kaynaklar ve karmaşıklık
ERP sistemlerinin fiyatında büyük bir çeşitlilik olabilir. Bazı şirketler bir sistemde yerleşik gelişmiş işlevlere ihtiyaç duyarken, diğerleri daha az karmaşık kriterlere sahip olabilir ve daha makul fiyatlı bir ERP çözümü seçebilir. İlgilenmeniz gereken hangi ERP’nin kaç para olduğu değil, size sunulan çözümlerin fiyatıdır.
5. Güvendiğiniz bir takım
Bu sistemin kurulum projesini kim uygulayacak? Bu projeyi kim yönetecek? İhtiyaçlar ve / veya süreçler değiştiğinde bunu kim destekleyecek? Hem içeride (proje yöneticileri) hem de dışarıda (sistem sağlayıcı) doğru insan kaynağını bulmak veya bulundurmak, bütün ERP sistemi hizmetinin sağlığı açısından zorunludur.
6. Süreci tanımlayın
Bu herkesin korktuğu kısım. Toplantılar, demolar ve araştırmalar cevaplardan daha fazla soru üretme eğilimindedir. Sakın ERP sistemi ile ilgili yeterince bilgi sahibi olmadığınız için gözünüz korkmasın. Sizin bu alışveriş sürecine getirmeniz gereken, kendi sektörünüz ile ilgili yetkinliklerdir. Özellikle ERP sağlayıcısını da içeren bir takım yaklaşımı sürece yardımcı olabilir. Başlamadan önce karar verme ekibinde kimin olduğunu tanımlamak ve tüm kullanıcı adaylarının ihtiyaçlarını göz önünde bulunduran bir grup oluşturmak başarılı bir ERP seçim süreci için kritiktir.